1 

 

FAQ (English)   

<Contents> 

1. General Description   ............................................................................................ 1 

2. Application and Selection Procedure .................................................................... 1 

3. How to write the Application Form ......................................................................... 3 

4. Further information ................................................................................................ 5 

 

1.  General Description 

 

Q1. Can an Individual student apply? 

A.  No.  Only  paired  students  can  apply  through  the  Korean  institution.  Individuals 

wishing  to  take  part  in  exchanges  are  advised  to  contact  the  relevant  offices  (e.g. 

International Relations Offices) of your institution. 

 

Q2. How can I find a partner student? 

A.  Individuals  need  to  check  with  the relevant  offices  in  your  institution for  assistance. 

Please  be  informed  that  the  ASEM-DUO  Secretariat  is  not  involved  in  finding 

partners or partner institutions. 

 

Q3. How many times does DUO-Korea open for applications? 

A.  The call for applications of DUO-Korea is announced ONLY once a year. So if you 

are interested in an exchange in the fall of 2022 or spring of 2023, you should apply 

for DUO-Korea 2022. 

 

Q4. How much is the amount of the fellowship? 

 

A.  4,000 euros will be given for 1 semester (4 months, 120 days). If a semester or 

stay  period  in  the  destination  institution  is  longer  than  4  months,  fellowship  will  be 

given only for 4 months. However, if it is shorter than 4 months, the fellowship will be 

adjusted on a pro-rata basis. 

 

2.  Application and Selection Procedure 

 

Q5. Who should submit the application? 

A.  On  behalf  of  two  institutions,  ONLY  the  contact  persons  of  the  Korean  institutions 

can  fill  out  and  submit  the  application  through  the  website  of  the  ASEM-DUO 

Secretariat. Therefore, individuals who wish to apply need to provide all information 

and documents to the designated contact persons of your institution. 

 

Q6

. Who is the “Contact Person” indicated in the application form?   

A.  The  contact  person  means  a  regular  staff  of  institutions  who  arrange  the exchange 

projects and is willing to communicate with the Secretariat in such event as verifying 

2 

 

application  details,  monitoring  exchanges,  and  providing  further  information  on  the 

status  of  the  exchange.  In  most  cases,  international  relations  office  staffs  in 

educational institutions are in charge. 

Q7. What are the required documents to apply? 

A.  Along with the  online application form, the following documents are required and all 

documents should be submitted written in English;   

a.  A valid cooperation agreement (MOU) between paired institutions or declaration of 

intention to set up a new cooperation agreement 

b.  A copy of passport of paired applicants (valid one) 

c.  A  copy  of  transcript  of  paired  applicants  (including  the  grades  until  fall  semester 

2021) *Grading scale of the institution is required as well.   

d.  A motivation letter of paired applicants (max. 2 pages, A4) 

 

Q8. How to apply? 

A.  1) For students who wish to apply 

a.  Consult  with  the  relevant  offices  in  your  institution  whether  you  could  apply  for 

the program. 

 

2) For contact persons of Korean institutions 

a.  The  contact  person  of  a  Korean  institution  ONLY  can  fill  out  an  online 

application form on the ASEM-DUO website on behalf of two institutions. 

b.  For  details,  you  may  refer  to  the  3.  Instructions  for  Application  Form  in  the 

General Description. 

 

3)  For contact persons of European institutions 

a.  European  institutions  shall  cooperate  fully  with  the  Korean  institutions  in 

providing precise information of European applicants.   

b.  For  details,  you  may  refer  to  the  3.  Instructions  for  Application  Form  in  the 

General Description.   

 

Q9. For DUO-Korea, who select exchange projects? 

A.  The  DUO-Korea  Selection  Committee  consists  of  Korean  experts  in  the  field  of 

educational exchange and it selects successful applicants.   

Q10. How long does the selection procedure take? 

A.  Approximately in 4 to 6 weeks, the selection will be made. As soon as the selection 

result  is  announced  on  ASEM-DUO  website,  the  selected  applicants  and  their 

contact persons will be informed by the Secretariat through e-mail. 

 

Q11. What are the selection criteria? 

A.  This  program  aims  to  support  a  variety  of  exchange  projects.  Therefore,  new 

exchange projects shall be given priority in selection. For more information, you may 

3 

 

refer to 2.6. Selection Criteria in the General Description. 

 

3.  How to write the Application Form 

 

Q12. Should the periods of exchange and field of exchange coincide for pair? 

A.  Not necessarily. However, the exchange should be  carried out from August 1, 2022 

until July 31, 2023. 

 

Q13. Should the academic years of the applicants coincide?   

A.  Not  necessarily.  If  the  exchange  project  is  executed  under  the  same  MOU, 

undergraduate students and graduate students are both eligible for exchange.   

 

(Application page 1) 

Q14. If we do not have an ID in the online application page, how can we apply? 

A.  Please contact the Secretariat and ask to add your institution to the list and get an ID. 

Please be informed that ONE institution will have ONLY ONE ID.   

 

(Application page 2) 

Q15.  If  we  could  not  find  our  European  partner  institution  on  the  application  page, 

how can we apply? 

A.  Please  contact  the  Secretariat  and  ask  to  add  your  partner  institutions.  Also,  you 

need  to  provide  the  official  name  of  the  partner  institutions  in  English,  their  official 

website, and the country where it is located. 

 

(Application page 3) 

Q16. If the applicant engages in the exchange for a whole year, how should we write 

the exchange duration?   

 

A.  The applicants need to choose a semester and specify the exchange period. 

 

(Application page 4) 

Q17. Any guidelines for the exchange details?   

A.  Please be informed that you need to list the courses for one semester. If you would 

study  abroad for  a  whole  year,  please  choose  one  semester  to  apply  and  write the 

courses that you will complete during that semester. 

a)  On  a semester  basis,  a minimum  of 10 credits/20 ECTS  must  be taken  up  at the 

destination  institution.  If  your  purpose  of  the  exchange  is  other  than  Transfer  of 

Credits, please specify in detail on page 3. 

b)  For  Korean  students,  please  write  the  courses  (with  ECTS)  you  would  take  at  the 

European institution. For European students, please write the courses (with Korean 

credits) you would take at the Korean institution. 

N.B. If actual courses happen to differ from the courses listed on the application, 

the contact persons or awardees are responsible for informing the Secretariat for 

4 

 

approval;  if  this  procedure  is  not  taken  beforehand,  fellowship  award  to  both 

students is subject to cancellation or consequently reimbursement. 

 

Q18. Do I need to take courses in the field of my major when I study in the destination 

institution? And is there any priority to specific fields of majors? 

A.  Not  necessarily.  And  there  is  no  priority  to  a  specific  major.  However,  taking  ONLY 

language training courses* or sports courses is not acceptable.   

*The  major-related  courses  are  allowed,  such  as  German  Literature,  History  of  the 

Language, etc. However, language training courses/sports courses are NOT counted 

such as Korean speaking, Spanish 1, Tennis, etc.   
 

Q19. I have not received any course list from the destination institution. How can I fill 

out the application?   

A.  You  may  refer  to  the  course  list  of  the  previous  semester.  If  some  courses  are  not 

provided during the exchange semester, you need to find other relevant courses and 

get approval from the Secretariat. Please note that the alternative courses should not 

be less than credits (ECTS) written on the application. You may change the course 

list after your application is selected. 

 

Q20. Is it possible to receive a fellowship from another organization?   

A.  Support from  your  institutions  is  allowed.  However,  if  you  receive  a fellowship  from 

other private institutions or governments,  you need to specify the detail, so that the 

Selection  Committee  will  take  this  into  consideration.  If  double-funded  cases  are 

found  without  informing  the  Secretariat  after  the  selection,  the  Secretariat  may  still 

reserve  the  right  to  cancel  the  fellowship  of  both  Korean/European  students  and 

request the reimbursement of the fellowship in full. 

 

(Application page 5) 

Q21. If the passport is expired, what should I submit? 

A.  A copy of the national registration card for Koreans or a citizen card for Europeans is 

acceptable. However, if it is not written in English, an applicant needs to provide the 

English name same as the passport along with a copy of the document. 

 

Q22. Are there any guidelines for the transcript? 

A.    Please submit the transcript including the Grading Scale Table. 

a.  If  your  institutions  do  not  provide  the  English  version,  you  need  to  submit  the 

translated version in addition to the original. 

b.  In  case  your  institutions does  not  adopt the  ECTS grading  system,  you  should 

attach the Grading Scale Table showing the calculation for conversion to ECTS. 

Also, please write the transferred ECTS on the application.   

 

5 

 

Q23. Are there any guidelines for the Motivation letter?   

A.  You may write on the topic indicated on the cover page. Also, please DO NOT write 

your name and name of institutions in the main text. 

 

Q24. Should we also send the original application? 

 

A.  No. Only when your exchange project has been selected, the contact person of the 

Korean  institutions  should  submit  the  original  version  including  the  signatures  and 

official stamp of Korean institutions on behalf of two institutions.   

 

4.  Further information 

 

Q25.  Will  the  Secretariat  provide  flight  tickets  or  accommodations?  Are  there  any 

restrictions in using the fellowship? 

A.  No,  you  need  to  prepare  flight-tickets  or  accommodation  on  your  own  or  ask  the 

contact person of the destination institutions for assistance. There are no restrictions 

on the usage of fellowship. It can finance tuition and living or travel expenses. 

 

Q26. When do I receive the fellowship? 

A.  The  first  fellowship  (50%  of  fellowship)  will  be  transferred  in  2  weeks  prior  to  the 

expected  arrival  date  in the  destination  country. The  rest  will  be  paid  at the  start  of 

the 3rd month of the exchange period. Please be informed that each installment will 

be  transferred  upon  receiving  the  required  documents.  For  details,  the 

Implementation Guideline will be given after selection. 

 

Q27. What are the obligations of the fellowship awardees? 

A.  Awardees should carefully read the notification letter and Implementation Guideline, 

and submit the relevant documents accordingly.   

a)  Documents for initial fund request: Original application, Letter of  Acceptance, 

Transcript, Flight schedules, and Request for Initial transfer 

b)  Documents  for  final  fund  request:  Proof  of  arrival,  Certificate  of  Course 

registration,  Modification  of  Class  Schedule  (only  for  the  changed  course),  and 

Request for final transfer 

c)  Final  Documents:  Essay,  Proof  of  departure  and  Transcripts  from  both 

institutions